Aprende a redactar el email perfecto. El correo electrónico (email) es el pionero de la tecnología. Siempre lo sabemos y lo usamos todos los días. Esta es la forma más fácil y rápida de enviar mensajes entre dos o más personas.
Permite a las personas conectarse fácilmente y compartir sus mensajes e información sin interferencia de terceros. También permite que una persona envíe el mismo mensaje a varias personas en todo el mundo.
Este es un método de conexión muy tradicional y popular. A diferencia de la mensajería instantánea o el chat, los usuarios pueden recibir mensajes por correo electrónico, reenviarlos a otros y almacenarlos en sus servidores a través del alojamiento web.
Beneficios del Correo Electrónico
Hay muchos beneficios al acceder a los servicios de correo electrónico. Esto es muy fácil de entender y comprender. Tiene funciones muy simplificadas, lo que permite a los usuarios recibir o enviar mensajes fácilmente.
Estos son algunos de los beneficios del correo electrónico:
Hay algunos servicios de correo electrónico gratuitos muy potentes, como Gmail.
Siempre que una persona tenga una conexión a Internet, podrá acceder a ella fácilmente desde cualquier parte del mundo. El correo electrónico se puede enviar y recibir en cualquier momento del día y en cualquier lugar.
No necesitan papel y son una opción ecológica para enviar mensajes a las personas.
Es rápido. Simplemente haga clic en la opción «Enviar» para enviar un correo electrónico y el mensaje se puede enviar a todas partes del mundo.
Con la ayuda de los servicios de hospedaje virtual de pago, los usuarios pueden tener un correo de empresa asociado a su empresa (por ejemplo, contacto@mycompany.com), y disfrutar de las ventajas de obtener espacio de almacenamiento adicional y resaltar la profesionalidad y el profesionalismo.
Los correos electrónicos pueden ser largos y complejos, con todos los detalles mencionados de manera formal, o pueden ser cortos, con una sola línea.
Cualquier correo electrónico recibido o escrito por el usuario se almacena en la cuenta personal del usuario y se puede acceder a él en cualquier momento. Mientras el usuario no elimine permanentemente el correo electrónico, seguirá siendo accesible.
También puede guardar mensajes escritos previamente que no se han enviado y puede acceder a ellos en cualquier momento.
Frases y consejos para redactar el email perfecto
Enviar o responder correos electrónicos puede ser espontáneo o calculado según sea necesario. Uno de los factores más ventajosos del correo electrónico es que permite a los usuarios formar correctamente su respuesta para redactar el email perfecto.
El nombre de usuario recomendado depende de quién administrará la cuenta de correo electrónico; por ejemplo, la cuenta de administración de la empresa debe usar el nombre management@mycompany.com.
1. Saluda
Es importante comenzar a enviar correos electrónicos con saludos. Esto puede ayudar a establecer el tono del mensaje sin que la voz del remitente sea demasiado repentina. P.ej:
Estimado Señor Estimado Oscar, Estimado Pablo, etc .
Querida señora, querida Sofia, querida Maria, etc.
Querido Samuel, querida Ana, etc.
¡Hola a todos!
También puedes usar el método tradicional: ¡Hola Carlos! ¡Hola Andrea!
Después del saludo inicial, puede agregar una frase para que suene bien:
Puedo enviarte un cordial saludo.
Les extiendo mi más sincero saludo.
Es un placer saludarlos.
Deseo que tengas un buen fin de semana.
Espero que todo vaya bien.
Esperando que te encuentres bien.
Gracias por su interés en nuestros productos / servicios.
¡Encantado de responder a sus preguntas!
El tipo de saludo depende del destinatario al que le escriba. Cuando necesite proyectar una imagen profesional o un correo electrónico de empresa, recuerde utilizar un tono más formal.
2. Propósito
La oración inicial del correo electrónico debe poder transmitir el propósito del envío del correo electrónico. Debe incluir el asunto del mensaje. ej:
Según nuestra conversación telefónica …
Acabo de revisar su correo electrónico y tengo el siguiente comentario …
La cotización solicitada acompaña al transporte ….
Como dijimos antes …
Para responder tu pregunta….
Envié este correo electrónico a …
Aquí esta la respuesta a tu pregunta:…
3. Claro, Conciso y Completo
El cuerpo del correo electrónico debe contener toda la información importante mencionada, acompañada de los documentos necesarios, y el tono debe ser coherente con el propósito del correo electrónico. El mensaje debe ser lo más breve posible sin comprometer el contenido del mensaje o el propósito del correo electrónico.
4. Buenos modales, siempre
Recuerde siempre usar palabras mágicas: Gracias, por favor sirva felizmente. P.ej:
Recuerde enviarme el archivo …
Muchas gracias por su respuesta…
Estaré muy atento.
Muchas gracias por su paciencia….
Estamos felices de estar aquí para ti …
Te quiero dar las gracias…
5. Hazle saber a sus clientes / contactos que usted lo aprecia
Adquirir clientes es difícil, pero conservarlos lo es aún más. Recuerde utilizar frases que hagan que sus clientes aprecien y valoren. P.ej:
Estaría feliz de servirte …
¡Estamos aquí para servirle!
¡El servicio es un placer!
Estaremos muy atentos …
Recuerda, puedes contactarnos en cualquier momento …
No dudes en contactarnos …
Gracias por sus valiosos comentarios.
6. Lee con calma y responde todas las preguntas que te hagan
Si el remitente proporciona información, el tono corporal debe ser constante. P.ej:
Respecto a tu preocupación …
De acuerdo con su solicitud, le envío el archivo ….
Para responder tu pregunta…
Esta es la respuesta a tu pregunta …
7. Acepta tu error
Si el remitente escribe un correo electrónico para quejarse de algo, debe comprender y aceptar el error. P.ej:
Desafortunadamente, hubo una avería en …
Lamento informarle…
Lo siento por los inconvenientes ocasionados…
Disculpe las molestias ocasionadas.
Gracias por su paciencia y comprensión…
Después de la inspección / revisión …
Hemos decidido…
Lo siento, no puedo ayudarte …
Estamos trabajando duro para evitar que esto vuelva a suceder …
8. Deja Las Puertas Abiertas
El comentario final después del final del texto es muy importante para que el destinatario sepa cómo trabajar al recibir el correo electrónico. P.ej:
Estamos muy atentos …
Estamos muy al tanto de cualquier inquietud o comentario …
Esperamos seguir en contacto contigo …
Prestaremos atención a su opinión …….
Recuerda, puedes escribirnos en cualquier momento ….
Estamos aquí para ti….
Espero tus comentarios…
9. Despídete
El saludo al final del correo electrónico es muy importante. Esto permite al destinatario tomar medidas en función del propósito del correo electrónico. También ayuda a establecer el tono final del mensaje. P.ej:
Primero que nada, gracias.
Los mejores deseos Amable Atentamente,
10.No Olvides Tus Datos!
Recuerde insertar su información de contacto, su número de teléfono y cuenta de correo electrónico en su firma de correo electrónico para que las personas sepan cómo comunicarse con usted.
Conclusión
Para garantizar la corrección y pertinencia del correo electrónico, debe tener todos los detalles básicos, debe ser específico del tema, dividido en varias secciones de manera adecuada y debe tener el tono requerido. Es importante prestar atención a las frases importantes y debe asegurarse de que el correo electrónico sea conciso y gramaticalmente correcto para redactar el email perfecto.
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